複数の飲食店や小売店を運営していると、売上の集計作業や在庫の確認、スタッフの勤怠管理など日々の業務に追われることが多くなります。

こうした煩雑な業務をまとめて効率化できる手段として、いま多くの店舗運営担当者から注目を集めているのが店舗管理システムです。

本記事では店舗管理システムの基本機能や導入メリットに加えて、クラウド型を中心としたおすすめの選び方についても詳しく解説していきます。

店舗管理システムとは？基本的な仕組みを解説

店舗管理システムとは、売上管理や在庫管理、従業員のシフト管理など店舗運営にまつわる多様な業務を一元的に管理するためのツールです。

各店舗のデータをシステム上でひとつに統合できるため、情報の正確性を高めながら集計や報告にかかる作業時間を大幅に短縮できます。

とくに複数の飲食店や小売店を展開している企業にとって、各拠点の最新状況を本部がリアルタイムに把握することは非常に重要です。

店舗管理システムを導入すれば手作業での集計や各店舗からの報告が不要になり、迅速な経営判断を下すための基盤を整えることができるでしょう。

店舗管理システムとPOSシステムの違い

店舗管理システムと混同されやすいものに「POSシステム」がありますが、あか両者は管理できる業務の範囲に明確な違いがあります。

POSシステムは主に会計時の売上データをリアルタイムに記録・管理する仕組みであり、販売業務の効率化に特化しているのが特徴です。

一方の店舗管理システムは売上だけでなく、在庫情報や顧客データ、従業員管理、店舗間の連絡といった運営全般を幅広くカバーします。

両者をうまく連携させれば、販売データを在庫管理や顧客分析に自動で反映でき、経営全体の精度をさらに高められるのが大きな利点です。

クラウド型とオンプレミス型の違い

店舗管理システムの提供形態は、インターネット経由で利用する「クラウド型」と自社内にサーバーを設置する「オンプレミス型」の2種類に分かれます。

クラウド型は自社でサーバーを用意する必要がなく初期費用を抑えやすいうえに、パソコンやスマートフォンからいつでもアクセスできるのが利点です。

一方のオンプレミス型はセキュリティやカスタマイズの自由度が高い反面、導入や運用にかかるコストは大きくなりやすい傾向があります。

近年では導入コストの低さや利便性の高さからクラウド型が主流になっており、飲食店や小売店を中心に導入を進める企業が増加しています。

店舗管理システムの主な機能

店舗管理システムには店舗の規模や業種に応じた多種多様な機能が搭載されており、システムが対応できる業務の範囲は非常に幅広いです。

ここからは飲食店や小売店の現場でとくに活用されている代表的な機能について、3つのカテゴリに分けてわかりやすく紹介します。

売上管理機能

各店舗における売上データをリアルタイムで集計し、日次や週次、月次ごとの売上推移を自動でレポートとして出力できる機能です。

各店舗間の売上比較や目標達成率の進捗確認にも活用でき、手作業で数字をまとめていた頃に起こりがちだった集計ミスも防げます。

売上の好調な時間帯や曜日の傾向もデータで可視化されるため、仕入れ量やスタッフ配置の見直しといった具体的な改善策にも活かせるでしょう。

在庫管理機能

在庫の入出庫状況をリアルタイムで把握し、飲食店であれば食材の残量、小売店であれば商品の在庫数を一元管理するための機能です。

過剰な仕入れや欠品といったトラブルを未然に防ぐことにより、仕入れコストの最適化と販売における機会損失の防止を同時に実現できます。

適正在庫の基準値をあらかじめ設定しておけば、基準を下回った際にアラートで通知されるため、発注のタイミングを逃す心配もなくなります。

従業員・シフト管理機能

従業員の勤怠記録やシフトの作成・共有をシステム上で一括管理できる機能で、複数の店舗にまたがる人員配置を俯瞰的に把握できるのが強みです。

スマートフォンからいつでもシフトを確認できるタイプのシステムを選べば、スタッフへの周知にかかる手間も大幅に軽減できます。

各店舗の人件費や労働時間の推移もデータとして自動集計されるため、コスト管理の観点からも店舗運営の最適化に役立てられるでしょう。

店舗管理システムを導入する3つのメリット

あか店舗管理システムの導入によって得られるメリットは多岐にわたりますが、ここではとくに効果が大きい3つのポイントに絞って解説します。

自社での導入を検討する際の判断材料として、それぞれのポイントをできるだけ具体的にイメージしながら読み進めていただければ幸いです。

業務効率化と作業時間の短縮

店舗管理システムを導入する最大のメリットは、売上集計や在庫確認、勤怠管理といった日常の繰り返し業務を大幅に効率化できるという点にあります。

これまで手作業やExcelで対応していた業務をシステムに置き換えることで、ひとつの作業にかかっていた時間を大きく短縮できるのが魅力です。

実際に紙ベースのチェック業務をシステム化した結果、作業時間が従来の3分の1にまで削減されたという導入事例も数多く報告されています。

こうして短縮できた時間をスタッフの接客対応や人材育成といった本来注力すべき業務にあてれば、サービス品質の向上にも効果的でしょう。

リアルタイムな情報共有と経営判断の迅速化

クラウド型の店舗管理システムを導入すれば、各店舗の売上や在庫の最新状況を本部からリアルタイムで確認できるようになります。

従来のように現場からの日報や報告書が届くのを待つ必要がなくなり、トラブルの早期発見とすばやい改善対応が可能になるのも利点です。

さらに店舗別のデータを横並びで比較・分析すれば、好調な店舗の成功要因を他店に展開するといったデータドリブンな経営判断もしやすくなります。

店舗品質の均一化と顧客満足度の向上

複数の飲食店や小売店を展開するうえで多くの担当者が頭を悩ませるのが、店舗ごとのサービス品質にばらつきが生じてしまう問題です。

店舗管理システムでチェック項目や業務基準を全店舗に共有し徹底すれば、どの店舗でも統一された品質水準を保ちやすくなります。

チェック結果をデータとして蓄積し継続的に分析していけば、改善すべき箇所が数値で明確になり、場当たり的な対応から脱却できるのも強みです。

こうした継続的な改善サイクルを積み重ねていくことが顧客満足度の向上につながり、リピーターの獲得にも結びつくでしょう。

失敗しない店舗管理システムの選び方

店舗管理システムは製品やサービスの種類が非常に豊富なため、自社の運営スタイルや課題に合ったものを見極めることが重要です。

ここでは選定時にとくに確認しておきたい3つのポイントを取り上げますので、導入の決定前にひと通りチェックすることをおすすめします。

自社の業種・課題に合った機能があるか

店舗管理システムは飲食店向けや小売店向け、多業種対応型など、対象とする業種によって搭載される機能の内容が大きく異なります。

飲食店であれば品質管理や衛生チェック、小売店であれば在庫管理が重要になるため、まずは自社の課題を洗い出したうえでの比較が大切です。

導入後に機能の過不足が判明すると追加コストや乗り換えの手間が発生するため、無料トライアルやデモを活用して事前に確認しておくと安心でしょう。

クラウド対応かつ現場で使いやすい操作性か

複数の店舗を運営しているなら、インターネット環境さえあればどの場所からでもアクセスできるクラウド型を選ぶのがおすすめです。

本部と各店舗間におけるデータの情報共有がリアルタイムでスムーズになるうえに、将来的な店舗数の増減にも柔軟に対応できます。

加えて、スマートフォンやタブレットから直感的に操作できるシンプルなUIを備えているかどうかも、現場への定着を左右する重要な判断基準です。

データの自動集計やレポート・改善指示の機能が充実しているか

店舗管理システムを導入する大きな目的のひとつは、チェックしたデータをもとにして改善のサイクルを継続的に回していくことです。

チェック結果を自動で集計しレポートとして出力できる機能があれば、現場での転記作業が不要になり改善策の検討に集中できます。

さらに、改善指示の送信から報告の受領までがシステム内で完結する仕組みであれば、対応スピードの向上と進捗管理の負担軽減も期待できるでしょう。

飲食店の店舗管理におすすめのツール「キロクル」

ここまで紹介してきた選び方のポイントを高い水準で満たすおすすめのサービスが、株式会社スマート・ソリューション・テクノロジーが提供する「キロクル」です。

キロクルは飲食店をはじめとする多店舗展開企業向けに開発されたクラウド型のQSCチェックツールで、導入店舗数は10,000店を超えています。

スマホアプリで簡単にQSCチェックができる

キロクルの最大の特徴は、スマートフォンのアプリを使って各店舗のQSCチェックを手軽かつ正確に実施できるというところです。

QSCとはQuality：品質・Service：サービス・Cleanliness：清潔さを表す、飲食店運営において欠かすことのできない重要な指標であり、これらを現場で改善していくことが売上向上の鍵を握ります。

アプリを立ち上げて店舗とチェック内容を選ぶだけで作業を開始でき、写真撮影や音声入力にも対応しているため操作はとても簡単です。

さらに未入力の項目がひと目で判別できる画面設計になっているので、忙しい現場であってもチェック漏れをしっかりと防ぐことができます。

リアルタイム集計と自動レポートで業務を効率化

キロクルで入力したチェックデータはクラウド上でリアルタイムに自動集計され、本部向けと店舗向けそれぞれのレポートが即座に生成されるのが特徴です。

従来のように紙のチェックシートに記入した内容をExcelへ転記して手作業で集計する工程がすべてなくなり、大幅な時間短縮につながります。

店舗別の時系列での推移比較や全店舗を横並びにしたチェック結果の一覧など、多彩な切り口でレポートを出力できるのも大きな強みです。

グラフ付きのダッシュボードを活用すれば各店舗の現在の状況を直感的に確認でき、本部が意思決定に必要とする情報もすばやく届けられます。

改善指示から報告までアプリ内で完結

チェックの際に低評価となった項目については、アプリの画面上から期限付きの改善指示を対象となる店舗へダイレクトに送信できるのも特徴的です。

店舗側は改善後の写真やコメントを添えて報告連絡ができ、指示の送信から報告受領までのすべてのやり取りがアプリ内で完結します。

改善活動の進捗状況もリアルタイムで追跡でき、改善前後の結果を比較した報告書として本部と共有する際にも手間がかかりません。

紙やメールによるやり取りと比べて改善サイクルのスピードが格段に速まるため、店舗の品質を維持・向上させるうえで大きく貢献します。

大手チェーンにも導入されている安心の実績

キロクルは居酒屋チェーンやスンドゥブ専門店などの飲食店をはじめ、まつげサロンや眼鏡店など、業態を問わず幅広い企業から支持を集めています。

ある大手飲食チェーンではキロクルの導入後にQSCチェックの作業時間が従来の3分の1にまで短縮され、生まれた時間を人材育成に充てられたというお声をいただいています。

現場での使いやすさを追求したシンプルなUI設計が高く評価されており、導入直後からスタッフが活用できる点も選ばれている理由です。

複数店舗を運営する中で、各店舗の品質のばらつきを抑えたいとお考えの企業に、とくにおすすめのツールです。

店舗管理システムの導入で店舗運営を効率化｜まとめ

店舗管理システムは売上管理や在庫管理、従業員のシフト管理といった日々の業務をシステム上で一元化し、大幅な効率向上を実現するツールです。

とくにクラウド型を選べば複数の飲食店や小売店の情報をリアルタイムに共有でき、データにもとづいた迅速かつ的確な経営判断が可能になります。

選定にあたっては自社の業種や課題に合う機能が揃っているか、現場のスタッフが無理なく使える操作性かといった点を慎重に見極めることが大切です。

飲食店の品質管理を効率化したい方には、スマホひとつでQSCチェックから改善指示まで完結するクラウド型ツール「キロクル」をぜひご検討ください。