第6回勤怠管理 - 3

ICカード対応のタイムレコーダーを利用した勤怠管理コラム　急成長企業のための勤怠管理効率化術（後編）

近年は、過重労働や違法労働によって労働者を使いつぶす「ブラック企業」が問題になっています。
このような中、企業運営においては、労働者の勤務時間や働き方を管理することがますます重要になってきています。
そこで、本コラムでは、6回にわたって、あなたの企業にとって最適な「勤怠管理」について解説を行います。
最終回の今回は、「急成長企業のための勤怠管理効率化術（後編）」です。

「第5回　急成長企業のための勤怠管理効率化術（前編）」へ

急成長企業のための勤怠管理効率化術（後編）

急成長している企業は、成長の手ごたえを感じられる売り上げアップにばかり目が行きがちで、勤怠管理などのバックオフィス業務を後回しにしてしまいます。しかし、それが「あんなに伸びていたのに...」と周囲も驚くような、成長への急ブレーキをかけ、ひいては突然の倒産をも招く、つまずきの元です。実は勤怠管理はこれからも伸び続けるための経営判断の重要な材料を出し、急成長企業の成長をサポートする業務です。勤怠管理を導入するメリットと導入ステップについてご紹介します。

【勤怠管理システムを導入する5つのメリット】
勤怠管理システムのメリットは自動化による省力化だけにとどまらない

勤怠管理システムを「タイムカードとExcelでの勤怠管理を自動化したもの」とだけ捉えていないでしょうか？　スマートフォンが単にパソコンと電話とカメラの３つをまとめただけのものではなく、機能が相互に連携した状態で持ち歩けることにより新たな世界を開いたように、自動化した勤怠管理システムでは手動での勤怠管理ではできなかったことができるようになります。

携帯電話や交通系ICカードなどによる打刻が不正を防止で勤怠管理が必須
勤怠管理の不正と言うのは容易にできてしまうことから起こります。たとえば最初は取引先等への直行の際、出勤している同僚に「代わりにタイムスレコーダーを押しておいて」と頼んだのが、やがて「寝坊したから代わりに...」に変わります。たとえば個人のおサイフケータイ付きスマートフォンや交通系ICカードなどの他人に渡しにくいもので、ICカードタイムレコーダーに打刻を行うようにすれば、不正打刻を防止できます。

勤務状況のリアルタイム把握で、退職やメンタル不全を防止
急成長企業では、自分の仕事の結果が見えやすく、やりがいが大きいだけに、がんばりすぎて燃え尽き症候群に陥る社員が出がちです。エース社員がある日メンタル不全に陥ったり、退職したりして、大事な戦力を失う危険があります。手動の勤怠管理では月末に締め、集計は翌月半ばなど、勤務状況を把握するのに時間がかかります。しかし勤怠管理システムなら入力作業や集計作業が自動化されているため、日々、リアルタイムで、社員の出勤時刻や退社時刻など勤務状況を把握できます。勤怠管理システムをチェックするだけで、長時間労働している社員を見つけられます。システムによっては、社員を業務内容などでカテゴリー分けして、勤務時間がカテゴリーごとに指定した一定時間を超えたら警告を出すことも可能です。

人員増大に伴って膨れ上がる勤怠管理要員の人件費を削減
タイムカードを収集し、手作業で入力して集計...会社の規模が小さい内は、バックオフィスのわずかな要員でも、勤怠管理を手作業で行うこともできたでしょう。その頃はシステム導入費用と手作業にかかる人件費を比べれば、手作業のほうが安上がりだったかもしれません。しかし、会社の規模が大きくなり、社員数が増えてくると作業量が増えて、とても社員だけでは間に合わなくなり、パートや派遣社員を雇うことになります。そのやりかたでは今後、人員増大に伴い、勤怠管理のランニングコストは増える一方です。「勤怠管理システムなんて、もったいない」と考えているなら、一度、先々まで考えたうえで、費用を比較してみるべきです。

バックオフィスの少ないリソースを、よりコア業務に集中
バックオフィスの数少ない要員が、勤怠管理の作業に手を奪われていていいのでしょうか？　拡大する規模に合わせた管理体制の構築や社内制度の整備、新たな人員の補充、増える人員を収容するオフィス探しなどの本来業務が後回しでは、業務の立ち遅れを招き、成長の足を止めかねません。　勤怠管理システムを導入して、入力や集計作業を自動化することにより、数少ないバックオフィス要員が本来業務に集中できるようになります。勤怠管理システムは、日々規模が拡大していく急成長企業にこそ必要です。

人件費のリアルタイム把握でキャッシュフローを改善
急成長企業が一番苦労するのがキャッシュフロー。お金の出と入りをしっかりとにらんでおかないと、金策に追われることになります。なかでも大きいのが急成長に伴い、日々増えていく人件費です。必要に応じて雇ったパートやアルバイトの給与だけではありません。社員たちの残業料や休日出勤手当なども含めた人件費を、前月や前々月の実績を元に計算していると、急激に増えた額を見てあわてることになってしまいます。勤怠管理システムを使い、リアルタイムで人件費を把握することにより、先々の出費を正確に把握すれば、キャッシュフローを改善できます。

【はじめての勤怠管理システム導入時のチェックポイント】
コストパフォーマンスのいいシステム導入のために

勤怠管理システムを導入する際には、きちんとポイントを押さえて考えましょう。それによりオーバースペックによる経費増加や、役立たないシステム導入の危険を回避できます。

STEP1　自社の今後をにらんだシステムを考える
日々変化している急成長企業では、現時点のことだけでなく、将来を見据えた検討が大切です。

STEP2　他のシステムとの連携を考える
給与計算や経費精算など、連携すべきシステムは何があるのかを洗い出し、あらかじめ連携について考えましょう。

STEP3　自社の運用体制を考える
急成長企業が一番苦労するのがキャッシュフロー。お金の出と入りをしっかりとにらんでおかないと、金策に追われることになります。なかでも大きいのが急成長に伴い、日々増えていく人件費です。必要に応じて雇ったパートやアルバイトの給与だけではありません。社員たちの残業料や休日出勤手当なども含めた人件費を、前月や前々月の実績を元に計算していると、急激に増えた額を見てあわてることになってしまいます。勤怠管理システムを使い、リアルタイムで人件費を把握することにより、先々の出費を正確に把握すれば、キャッシュフローを改善できます。

STEP4　安全・安心に使えるシステムを考える
重要なデータが入った勤怠管理システムはセキュアであることが求められます。導入検討時の大事なチェックポイントです。

STEP5　導入コストとランニングコストを考える
導入コストにばかり目を奪われがちですが、ランニングコストはより重要です。運営体制など人件費も含めてよく考えましょう。