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ICカード対応のタイムレコーダーを利用した勤怠管理コラム ~第4回 ブラック企業にならないための勤怠管理!(後編)~

ICカード対応のタイムレコーダーを利用した勤怠管理コラム ~第4回 ブラック企業にならないための勤怠管理!(後編)~

近年は、過重労働や違法労働によって労働者を使いつぶす「ブラック企業」が問題になっています。
このような中、企業運営においては、労働者の勤務時間や働き方を管理することがますます重要になってきています。
そこで、本コラムでは、6回にわたって、あなたの企業にとって最適な「勤怠管理」について解説を行います。
4回目の今回は、「ブラック企業にならないための勤怠管理!(後編)」です。

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ブラック企業にならないための勤怠管理!(後編)

前回は「所定労働時間」と「法定労働時間」のちがい、残業代の割増計算を中心に解説しました。今回はブラック企業と疑われないように、賃金不払い残業や過重労働を防止する勤怠管理のポイントについて解説します。

【ブラック企業と疑われない勤怠管理のポイント】
勤怠管理のポイントを押さえて、ブラック企業の疑いを阻止

36協定があっても、無制限に残業をさせられるわけではありません。長時間労働が労働災害に発展するケースが増えてきて、メンタル不全や心疾患が労災認定されることが多くなり、残業時間を適正にして、過重労働を防ぐことが重要になりました。最近は残業代の未払い訴訟も増えていますし、人件費の適正化の観点からも、残業代を正しく把握できるように、きちんとした勤怠管理を行うことが求められています。

1)いまやデイリーで勤怠管理が必須

現在、どのような勤怠管理を行っているでしょうか? 月次で勤怠管理を行っていて、締め日を過ぎるまで、前月の社員の労働時間を把握できない…多くの企業で見られる勤怠管理です。これでは過重労働を防ぐことはできません。勤怠の実態と把握している時間がかい離して、サービス残業が発生していてもわからないことになりがちです。一日の終わりに勤怠を申請して、上司が実態を見て承認することで、上司が部下の仕事の状況を把握して、適正な残業かどうかをチェックすることもできます。一人に仕事が集中しているようであれば、仕事を他の社員に分散して、過重労働を防ぐことができます。

2)勤怠管理システムの利用で、残業代発生をすばやく把握

残業代等の未払い賃金に関する訴訟が増えていますが、会社側がそもそも残業代の発生に気づいていなかった例がしばしば見受けられます。

たとえば年俸制の場合には残業代や諸手当もその年棒に含まれていると解釈している会社がありますが、年棒は特に定めがない限り、就業規則で定められた所定労働時間に対する給与であり、所定労働時間を超えた分の労働時間に対しては、残業代を支払う必要があります。また営業担当者に対して支払っている営業手当も、そこに残業代を含めるとしたら、何時間分の残業代を含めるのか、別途明記しておかなければなりません。また、たとえ明記しておいたとしても、割増賃金などが曖昧になっていたら、それは認められません。支給額の内のいくらが予定割増賃金部分かをはっきりさせておき、それを超えた場合、追加での支払いを行うことなども書く必要があります。そうでなければ、労働基準法どおりの計算による割増賃金が支払われているかどうかを確認しようがないからです。

勤怠管理システムで、所定労働時間や、あらかじめ定めた手当に含まれる残業時間を超えた時点で、残業時間を自動的に割り出すようにしておきましょう。

3)勤怠管理は1分単位。15分単位、30分単位はブラック

勤怠管理を15分単位、30分単位で行っている企業がまだ多いのではないでしょうか。しかし、たとえば30分単位で勤怠管理している場合なら、最大29分をただ働きさせていることになり、賃金不払残業や過重労働などで、ブラック企業として摘発されてもしかたありません。

「切り捨てではなく、四捨五入なら、労働者が損する場合ばかりでなく、得する場合もあるからいいのではないか?」と考えるかもしれませんが、最終的に労働者が損をする可能性も大いにあることなので、その勤怠管理は違法です。

人力で計算していると、つい細かい計算が面倒になりがちですが、勤怠管理システムなら自動計算で、労働時間が1分単位まできちんとした数字を簡単に出すことができます。

【自社に最適な勤怠管理システムで、適正な勤怠管理を資料と共に】

労働基準監督署が、企業が労働基準法や労働安全衛生法などに違反していないかどうかを調査する「臨検」(立ち入り検査)や「事業所調査」(呼び出し調査)を行うことが増えています。その際には就業規則や出勤簿、賃金台帳などの労務管理に関する各種資料が求められますが、いつ調査が行われても、それらの書類を速やかに提出することができるようにしているでしょうか? ブラック企業とされないためには、自社が適正に労務管理を行っていることを証明できる勤怠管理データが必要です。

そのためには、自社の就業規則等に対応できる、最適な勤怠管理システムがおすすめです。

【ブラック企業にならないために】

賃金不払い残業や過重労働を防止してブラック企業と呼ばれないようにするためには、労働基準法を正しく理解して、勤怠管理をデイリーに、適正に行うことが重要です。昔からの、なんとなくの習慣や、おおざっぱな法の捉え方により、労働基準法に違反する行為を行ってしまっていなかったでしょうか。

「ブラック企業にならないための勤怠管理」では、法律の正しい解釈や法に準じた労務を行うための、適正な勤怠管理の仕方について、お伝えしました。この記事を参考に、どうぞ、ブラック企業の疑いを払しょくする勤怠管理を行ってください。

掲載日:2015年4月21日

「第5回 急成長企業のための勤怠管理 効率化術(前編)」へ→

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