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ICカード対応のタイムレコーダーを利用した勤怠管理コラム ~第2回 勤怠管理システムの選び方!(後編)~

ICカードに関する各種ソリューションの最新動向やPitTouch活用を進める上で、役立つ情報をレポートとして提供しています。

近年は、過重労働や違法労働によって労働者を使いつぶす「ブラック企業」が問題になっています。
このような中、企業運営においては、労働者の勤務時間や働き方を管理することがますます重要になってきています。
そこで、本コラムでは、6回にわたって、あなたの企業にとって最適な「勤怠管理」について解説を行います。
2回目の今回は、「勤怠管理システムの選び方!(後編)」です。

←「第1回 勤怠管理システムの選び方!(前編)」へ

勤怠管理システムの選び方!(後編)

勤怠管理システムの選定の際に、コストばかりを気にすると必要な機能がないシステムを選ぶはめになるかもしれません。逆に不要な機能が多いシステムを選んでしまうと、費用対効果が悪く操作も複雑になってしまうでしょう。
勤怠管理システムを検討される際には、システム導入や乗り換えによって何を実現していくべきなのか、自社に何が必要なのか、きちんと考えた上で、自社に最適な勤怠管理システムを選定したいものです。

【勤怠管理システム選び 6つのポイント!】
関係各部門の意見も聞きながら、ともに選定を

総務・人事部門、あるいはシステム部門だけで選定して、他部門には最後の確認だけすればいいと考えていませんか?最初の段階で、チェックポイントを踏まえて、各部署の要望を集め、自社の必須要件を定めておくことが重要です。

ポイント1)システムは誰でも使いやすいか?

打刻する際のスタッフ用操作画面はもちろん、勤怠管理を行う管理者側の操作画面がシンプルでわかりやすいことも重要です。“マニュアルを読み込まなければ使えない…”ではなく、直感的に誰でもが容易に操作できるものを選ばないと、せっかく費用をかけて導入した勤怠管理システムが活用されないことになりかねません。本部だけでなく、現場のマネージャーが日々の労務管理に利用できる勤怠管理システムを選びましょう。

ポイント2)既存システムは利用できるか?

たとえば打刻用に、既に社員証として利用しているICカードや、会社支給のスマートフォンなどを利用できる勤怠管理システムを選べば、導入費用がぐんと押さえられます。勤怠管理システムを利用するためのパソコンなども、現在、既に使っている一般的なスペックのパソコンで足りるかどうかは、大事なチェックポイントです。
専用に新たなものを導入となれば、その購入費用のみならず、現在使っている社員証やパソコンとの交換作業の手間や費用もかかります。勤怠管理システム自体の価格だけで比較するのではく、周辺の費用も含めた検討が大事です。

ポイント3)他のシステムとスムーズに連携できるか?

勤怠管理システムは、給与計算はもちろん、経費精算や工数管理のシステムなど、関連性のあるシステムとの連携が重要です。せっかく勤怠管理をシステム化したのに、他のシステムとの連携のために、作業が増えたのでは意味がありません。勤怠管理と特に関係が深い残業申請やシフト管理は、勤怠管理システム自体に機能として備えられているものもあります。
どのシステムと連携させたいか、あらかじめ関係各所と話し合い、リストアップして、勤怠管理システムのスペックを確認しましょう。「対応可」となっていても、実際にスムーズに連携できないこともあるので、詳細な検討が必要です。

ポイント4)自社の就業規則に合わせられるか?

勤怠管理は、勤務体系や給与体系、休日休暇など、就業規則と深く関わっています。3交代制勤務の場合、またパートや派遣社員が入り混じっている場合など、さまざまな勤務体系への対応が求められます。自社の全従業員の勤務体系を洗い出して、どのようなケースがあるのかリストアップしておくことをおすすめします。
現在の就業規則はもちろん、今後、勤務体系など就業規則が変わっていった場合に、勤怠管理システムがそれに合わせて変更できるかどうかもチェックしておきたい点です。

ポイント5)労務管理をサポートする機能はあるか?

労働基準法などのコンプライアンスの観点からも、人件費の観点からも、労務管理をサポートしてくれる機能が重要です。たとえば定められた時間外労働時間の上限に近付いた場合にアラートを出してくれる機能があれば、過重労働をいち早く見つけて、指導することができます。
法定労働時間は、1日8時間・週40時間が大原則で、これを超えた場合は25%以上の割増賃金、さらに、午後10時から翌朝5時までの深夜労働をした場合は25%以上の割増賃金…など労働時間や労働時刻によって、支払うべき賃金が増加します。勤怠管理システムで、現状を把握して、閑散期と繁忙期の労働時間を平均化するシフトを組むことにより、過労を防いだり、人件費を節約することができます。

ポイント6)自社に合わせた管理権限の設定ができるか?

労務管理は本社ばかりでなく、支店や支社の人事部や総務部、店舗のマネージャーなど、さまざまな立場の人が行う業務です。店長は自店舗のデータを閲覧したり、自店舗のシフト作成など、自店舗のことはフルに操作できる権限を与える一方、他店は閲覧できないようにしたり、人事担当者はすべてのデータを閲覧や出力できるようにするなど、それぞれの立場に適した管理権限の設定が行えることが望まれます。

【クラウド(ASP)型とパッケージ型。システム形態の選び方のポイント】
利用する人数や期間、運用体制などを想定しながら選ぶことが重要です。

前段では、主に勤怠管理システムを導入する際の実務上の機能要件についてお話ししました。
ここでは、勤怠管理システムを導入する際のシステムの形態についてお話しします。勤怠管理システムには、大きく分けて、クラウド(ASP)型とパッケージ(オンプレミス)型の2種類の形態があります。

1)クラウド(ASP)型

クラウド(ASP)型は、サービス業者が運用するインターネット上のサーバーを利用してソフトウェアを使用する形態です。ハードウェアやソフトウェアなどの初期投資を抑えることができ、短時間で導入できるというメリットがあります。また、月額費用は使用人数に応じて課金される場合が多く、システムの保守などの運用業務もサービス業者が行うため、使用人数や期間によってはランニングコストも抑えることができます。初期コストを抑えたい、すぐに始めたい、保守のための人的リソースが豊富ではない場合に最適です。

2)パッケージ(オンプレミス)型

パッケージ(オンプレミス)型は、自社で用意したサーバーへソフトウェアをインストールして使用する形態です。パッケージ(オンプレミス)型の場合、サーバーが自社にあるため情報漏えいのリスクが少なく、ソフトウェア側の機能の柔軟性が高いので、既存の就業管理の運用体制に合わせながらの導入がしやすいというメリットがあります。費用は大きく、初期導入費用と、年間保守費用で構成されるため、初期導入後にかかる月額費用を少なく抑えられる点もメリットです。利用人数が多い、情報を社外に出せない、社内の就業管理・運用方式へのきめ細やかな対応が必要、社内に保守を行うことができる人員がいる、といった場合に最適です。

【勤怠管理システムを有効活用していくために】

初めてのシステム導入時は、これまでの手動の勤怠管理で行っていた業務のための機能を中心に見て考えがちですが、手動の勤怠管理ではできなかった部分まで管理できる、勤怠管理システムならではの機能を理解することが大切です。勤怠管理システムを乗り換える場合は、新たな機能に目を奪われがちですが、現システムにある機能が逆に新しいシステムには欠けている場合もあるので、必須機能をリスト化してチェックすることをおすすめします。

この記事を参考に、どうぞ、御社に最適な勤怠管理システムを上手にお選びください。

掲載日:2015年3月16日

「第3回 ブラック企業にならないための勤怠管理!(前編)」へ→

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